办公自动化系统发文办理操作程序的若干说明

2017-03-31

 

一、总体说明:电子公文处理包括校级发文、部门发文。

校级发文:凡需要以校党、政名义发文的,均在公文处理中的“发文管理”模块中处理,由发文主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。

部门发文:只需以部门名义行文的,均在公文处理中的“部门发文”模块中处理,由发文主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。


 
二、办理流程

1.校级发文:拟稿“部门秘书初核”部门领导审核“办公室秘书初核”“办公室领导审核”“校领导会签、签发”“办公室秘书办理(编号、成文)”“拟稿人校对”“办公室秘书分发、打印”

2.部门发文:拟稿“部门内部人员办理”“拟稿人”“部门领导审核或签发”“部门秘书办理”“其他部门会稿”“校领导签发”


 
三、注意事项

1.新建发文:凡属word文档的内容(包括正文和附件)均应在“公文处理单”右上角的“起草正文”中处理,其他格式的文件如excel表格、jpg图片等才可在“附件”一栏上传。另“附件标题”一栏,需填写所有附件的标题。

2.为保证公文处理的快捷性,有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。

3.公文应及时办理,如根据公文内容判断不属于自己的职权范围,应及时退还流程中的上一人,主办单位应跟踪催办。

4.各部门人员在发文过程中需按照办理流程办理,若不按规定流程办理,将给予“退回”处理,由此造成工作延误,由当事人负责。

5.在校内逐步停止使用纸质形式办理和传递无密级公文。涉密公文暂不通过电子办公系统办理,仍沿用以前的处理办法。