福建中医药大学声像档案管理规定

第一条  根据《高等学校档案管理办法》《照片档案管理规范》《录音、录像档案管理规范》等文件，结合我校实际，制定本规定。

第二条  声像档案是指学校各部门（单位）及其个人在各项工作中形成的具有保存价值照片、录音、录像等材料。

第三条  声像档案的归档遵循“谁形成，谁归档”原则。制作人员要及时做好声像材料的制作记录、分类保存，制作完成后1个月内，移交本部门（单位）档案工作人员；多个部门（单位）共同制作的，移交主办或牵头部门（单位）档案工作人员。档案工作人员应严格依照规定整理材料，并于次年5月份移归学校档案管理机构。

第四条  声像档案形成数量大、利用率高的部门（单位），经学校档案管理机构批准，可以保管在本部门（单位），并于次年5月份移交声像档案归档目录和利用记录。

第五条  声像档案归档时，应拟制移交清单，部门（单位）负责人审批后，移交学校档案管理机构。移交清单一式两份，部门（单位）与学校档案管理机构各执一份备查。

第六条  声像材料归档范围如下：

1.福建中医药大学办学成就的声像档案资料；

2.福建中医药大学旗山校区、屏山校区建筑风貌的声像档案资料；

3.党和国家领导人以及省市领导视察工作形成的声像档案资料；

4.国内外有一定影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等来校访问、讲学、演出的声像档案资料；

5.重要会议和重要活动形成的声像档案资料；

6.重要外事活动中形成的声像档案资料；

7.学校著名人物在重要活动中形成的声像档案资料；

8.荣获厅级以上的各种荣誉的声像档案资料；

9.省级以上新闻媒体有关我校报道的声像档案资料，宣传介绍我校的专题声像档案资料；

10.毕业生毕业合影等声像档案资料；

11.其他具有保存价值的声像档案资料。

第七条  声像档案整理时必须遵循声像材料的自然形成规律和成套性的特点，保持其有机联系。对同一载体多项内容的，应按主题内容逐一著录；对同一内容、多种载体的，应注明参见号，既保持声像载体的原始顺序，又保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

第八条  归档前，部门（单位）档案工作人员应检查声像档案是否完整、准确、系统，声音、画面是否清楚。对有局部划伤、断裂的，应及时修补、粘结；生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

第九条  声像档案归档要求如下：

（一）照片档案

1.照片档案一般按专题、内容组卷（册），同一专题、内容照片数量较多时可组成若干卷（册）；数量较少时，可将若干专题、内容的照片组成一卷（册）。

2.照片档案分为感光胶片形成的照片和数码照片，应具有代表性和完整性，主题鲜明、画面完整、影像清晰，力求能够完整地反映人物、事件的发生、发展及结果。

3.感光胶片形成的照片档案应包含底片、照片和文字说明。归档时，底片与照片的影像应一致，底片的组卷要与照片相对应，并注明参见号；无底片照片可制作翻版底片，或通过数字化技术转换成数字化图像文件；照片的底片应冲洗出照片。

4.数码照片档案应包含数码照片、元数据和文字说明。数码照片采用离线归档方式，以JPG、TIF格式归档，元数据与数码照片共为一体，可一起存储和流转。

5.照片档案的文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。其中，事由是指照片所反映事件情由；时间为指拍摄时间；地点为被摄物所在的具体地点；人物是指照片上主要人物的姓名、身份；背景是指对揭示照片主题具有一定作用的背景；摄影者为照片的拍摄单位或拍摄人。

（二）录音、录像档案

1.归档的录音、录像文件一般按专题、内容组卷，要求能够客观、系统地反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰。

2.录音、录像的文件名须包含时间、事由、人物及其职务信息，并附文字说明，文字说明包含所录内容、主要人物姓名身份、录制时间、录制播放长度、录制人、盘数或带长、型号、保管期限等内容。文字说明应与反映录音、录像和影视片内容的文字稿、解说词、曲谱等文字材料一同立卷归档。

3.录音、录像档案采用离线归档方式，归档时，应将录音、录像文件转换为通用或开放格式。录音文件归档格式为WAV、MP3、AAC等，录像文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等。

第十条  声像档案的档号格式为“年度-分类号-保管期限-顺序号”。

第十一条  声像档案保管机构要定期对照片、底片进行检查，如有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

第十二条  声像档案保管机构应及时做好数据系统备份和异地备份，对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制。

第十三条  声像档案遭遇当前格式将被淘汰、失去技术支持、存储介质不合格、在线存储系更新换代等情况时，保管机构应及时开展声像档案转录、复制、迁移工作。

第十四条  声像档案的利用、鉴定与销毁分别根据《福建中医药大学档案利用规定》《福建中医药大学档案鉴定与销毁工作规定》执行。

第十五条  本规定具体解释工作由校办公室承担。

第十六条  本规定自发布之日起施行，上级文件另作规定的，从其规定。

福建中医药大学重大活动和突发事件

档案管理规定

第一条  根据《重大活动和突发事件档案管理办法》《高等学校档案管理办法》《福建省重大活动档案管理办法》等文件，结合我校实际，制定本规定。

第二条  重大活动是指对我校具有重要影响、规模较大的活动（包含重要外事活动）；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全等事件。

第三条  重大活动和突发事件包括但不限于以下事项：

（一）党和国家领导人、各级党政机关领导人、社会知名人士、著名校友及重要来宾来校视察、参观、访问、演讲等；

（二）外国（籍）政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体、著名友好人士、境外高校校级领导等在我校的参观、访问、演讲（学）活动，境内外院校与我校签订交流合作协议和备忘录等；

（三）校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）；

（四）教育部、省教育主管部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（五）涉及全校的重大专项工作中形成的材料；

（六）学校承办或主办的重要会议、学术活动；

（七）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛（技）、会展等活动；

（八）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）、揭牌仪式；

（九）在我校范围内发生重大影响的生产事故、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；

（十）其他对我校具有较大社会影响的活动。

第四条  重大活动和突发事件的办理或应对的责任部门（单位）应在活动或事件结束后1个月内，完成收集、整理、立卷工作，并于次年5月份移归学校档案管理机构，部门（单位）可保留档案副本或复印件。

根据需要，学校档案管理机构可以提前介入重大活动和突发事件档案工作。

第五条  责任部门（单位）应认真区分材料类型，严格依照相关管理规定整理材料，拟制移交清单，部门负责人审批后，移交学校档案管理机构。移交清单一式两份，部门（单位）与学校档案管理机构各执一份备查。

第六条  重大活动和突发事件档案的档号格式为“年度-分类号-保管期限-顺序号”。其中，年度为归档年度；分类号为“ZD”（重大突发事件），顺序号根据重大活动和突发事件档案入库顺序由学校档案管理机构编制。

第七条  责任部门（单位）应当配合学校档案管理机构开展重大活动和突发事件档案专题数据库建设。

第八条  重大活动档案的利用、鉴定与销毁分别根据《福建中医药大学档案利用规定》《福建中医药大学档案鉴定与销毁工作规定》执行。

第九条  本规定具体解释工作由校办公室承担。

第十条  本规定自发布之日起施行，上级文件另作规定的，从其规定。